Cómo cotizar impresión offset paso a paso

Si tienes una imprenta, ya sabes la escena: entra un cliente, pide 1,000 folletos, y tienes que darle un precio. Muchos talleres lo resuelven de memoria o con un Excel heredado que nadie entiende del todo. El problema es que un error de cálculo de imposición o de merma se come tu margen — o te deja fuera contra el taller de junto.

La buena noticia: cotizar offset sigue una lógica clara. Vamos paso a paso.

1. Define bien el producto

Antes de tocar un número, necesitas cinco datos del trabajo:

• Medida final de la pieza (ej. folleto de 21 × 28 cm).
• Cantidad (el tiro: 1,000 piezas).
• Tintas por cara (4/4 = full color ambos lados, 4/0 = solo frente).
• Papel y gramaje (couché mate 150 g).
• Acabados (barniz, laminado, doblez, engrapado…).

Sin estos cinco no hay cotización posible. Todo lo demás se deriva de aquí.

2. Calcula la imposición: cuántas piezas caben en el pliego

Este es el corazón de todo. La imposición es cuántas piezas caben en un pliego de impresión. De aquí sale cuánto papel compras, y el papel es hasta el 70% del costo de un trabajo offset.

Para calcularlo tomas el área imprimible del pliego (el pliego menos la pinza, esa franja del frente que la prensa usa para agarrar el papel, ~1 cm) y ves cuántas veces cabe tu pieza — sumándole sangría (0.3 cm por lado para poder recortar) y probando las dos orientaciones, normal y girada 90°.

Ejemplo: un folleto de 21 × 28 cm en un pliego de 61 × 90 cm rinde 8 piezas por pliego, en 2 × 4 con la pieza girada. En un pliego de 70 × 95 caben 9, en 3 × 3. Ese "8" es el número del que cuelga todo el costo del papel.

3. Convierte piezas en pliegos (y no olvides la merma)

Si caben 8 piezas por pliego y necesitas 1,000 piezas:

• 1,000 ÷ 8 = 125 pliegos netos.
• Pero toda impresión tiene desperdicio: arranque de máquina, registro, pruebas de color. Eso es la merma.

La merma se calcula sobre pliegos, no sobre piezas, y depende del tiro: un trabajo chico tiene proporcionalmente más merma que uno grande. Como referencia del oficio, para 125 pliegos un 5–8% es razonable: con 8% son 135 pliegos a comprar. (Le dedicamos una guía completa a cómo calcular la merma.)

4. Contempla la división del pliego

No todas las prensas comen el pliego completo. Una máquina media pliego (tipo PM74) necesita que cortes el pliego grande a la mitad antes de imprimir; una de cuarto (PM52) lo parte en cuatro. Eso cambia cuántos pliegos compras versus cuántos pasan por prensa. Una CD102 imprime el pliego completo sin pre-cortar.

Regla práctica: compras el papel en su formato grande, pero el costo de impresión se cuenta por las pasadas reales en tu prensa.

5. Suma los costos reales del trabajo

Con los pliegos definidos, sumas todos los costos:

• Papel: pliegos a comprar × precio por pliego (a tu costo de proveedor).
• Láminas (placas): una por tinta y por cara, del tamaño de tu prensa. Printara cuenta frente y vuelta: un 4/4 son 8 láminas. En el oficio, si el trabajo va en tira y retira —la misma forma imprime las dos caras—, son 4; Printara hoy no distingue ese caso y cuenta 8.
• Impresión: costo por millar de pliegos o por pasada, según tu máquina.
• Acabados: barniz, laminado, doblez, engrapado, suaje — cada uno con su tarifa.
• Guillotina: el corte final. Ojo: los cortes son nx + ny + 2, no el número de piezas.

6. Aplica tu margen — y ahí está el precio

La suma de arriba es tu costo, no tu precio. Encima va tu margen (utilidad). Un error clásico es cotizar "al costo más una lana" sin saber cuál fue el costo real — cuando la merma o la imposición estaban mal calculadas, ese margen es imaginario.

Ejemplo completo: 1,000 folletos de 21 × 28 cm, 4/4, couché 150 g

Con tarifas ilustrativas: cambia cada precio por el de tu proveedor y tu prensa. Las cantidades salen de los pasos anteriores.

La utilidad va sobre el precio de venta, que es como la calcula Printara: con 30%, de cada peso que paga el cliente, 30 centavos son utilidad. Si en vez de eso le sumas 30% al costo ($3,079 × 1.30 = $4,003), tu utilidad real es el 23% del precio.

Ese es el método completo. Hazlo bien una vez y tienes un precio en el que puedes confiar — y defender frente al cliente.

El problema: hacerlo a mano tarda 25 minutos y falla

Todo lo anterior es correcto… y es exactamente por eso que cotizar a mano o en Excel es tan frágil. Cada trabajo son seis cálculos encadenados donde un número mal puesto arrastra a todos los demás. Multiplica eso por 15 cotizaciones al día y entiendes por qué tantos talleres terminan cotizando "a ojo" — y perdiendo margen sin darse cuenta.

Es justo el problema que resuelve Printara: describes el trabajo y el sistema hace los seis pasos —imposición, merma, división de pliego, costos, guillotina, margen— en 30 segundos, y te entrega un PDF con tu logo listo para el cliente.

Qué debe decir la cotización que le mandas al cliente

Calcular bien el precio es la mitad del trabajo. La otra mitad es el documento que envías, porque es lo que te protege cuando algo se sale de lo acordado. Una cotización de imprenta completa lleva seis cosas:

• Vigencia. El papel es hasta el 70% del costo y su precio se mueve. Entre 15 y 30 días es lo razonable. Sin vigencia, un cliente puede aprobarte en noviembre un precio que calculaste en julio.
• La especificación exacta. Medida final, papel con gramaje, tintas por cara (4/4, 4/0), acabados y tiraje. Es lo que evita el "yo pensaba que era en couché 300" cuando ya está impreso en 150.
• Qué NO incluye. Diseño, envío, IVA. Escribirlo cuesta una línea y ahorra la conversación incómoda al facturar.
• Tiempo de entrega, contado desde el anticipo. No desde la aprobación verbal. "Cinco días hábiles a partir de la confirmación del anticipo y aprobación de archivos" es preciso; "una semana" no lo es.
• Condiciones de pago. 50% de anticipo es el estándar en imprenta comercial, y con razón: el papel se compra antes de imprimir.
• Tolerancia de tiraje. Esta se olvida siempre. En offset la entrega puede variar ±5% por la merma real de producción. Declararlo de entrada evita el reclamo por entregar 980 de 1,000.

Los tres escenarios que rompen el método

El proceso de seis pasos funciona cuando sabes qué vas a imprimir. En la vida real del taller, eso no siempre pasa:

El cliente no tiene la especificación cerrada. "Algo tipo folleto, ya luego vemos el papel." Cotizar eso con un solo número garantiza que lo vas a rehacer tres veces, y cada ajuste será en tu contra. Lo que funciona: cotizar dos o tres escenarios concretos y con precio —económico, intermedio, premium— y dejar que el cliente elija. Decides tú la especificación, y de paso el cliente casi nunca escoge la más barata.

La urgencia. Un trabajo para mañana obliga a reprogramar la producción, y a veces a pagar tiempo extra. Ese costo existe aunque no lo cobres. Un recargo por urgencia del 15% al 30% no es abusivo: es cobrar lo que efectivamente te cuesta meter el trabajo a fuerza. Para dimensionarlo bien ayuda tener tu costo por hora de máquina, que está desarrollado en la guía de precios de imprenta.

El cambio a medio camino. Cambiar la medida después de aprobado no es un detalle: modifica la imposición, y con ella cuántas piezas caben por pliego y cuánto papel compras. Un ajuste que suena menor —de 9×5 cm a 10×6— baja la imposición en un pliego de 61 × 90 de 99 piezas a 72: 99 ÷ 72 = 1.375, o sea 37.5% más pliegos para el mismo tiraje. No se absorbe: se vuelve a cotizar. Puedes verificar el impacto en segundos con la calculadora de imposición.

Los tres escenarios tienen algo en común: exigen recalcular rápido. Cuando cada re-cotización cuesta 25 minutos en una hoja de cálculo, la tentación es estimar a ojo — y ahí es donde se pierde el margen. Es el problema de fondo que analizamos en Excel vs software cotizador.

Los números estándar del oficio

Estas son las constantes con las que se calcula cualquier trabajo offset. No cambian por taller: cambian por prensa y por tipo de producto, pero los valores de referencia son estos.

Márgenes de imposición

Una pieza de 9 × 5 cm no ocupa 9 × 5 en el pliego: ocupa 9.6 × 5.6 con sangría, y entre ella y la vecina quedan 0.6 cm, que son la sangría de las dos. Ignorar esto es el error que hace que "cabían 8" termine siendo 6: una pieza de 22 × 22 cm en un pliego de 61 × 90, con 1 cm de pinza restado a los 90, da 8 sin sangría y 6 con ella.

Cortes de guillotina según el acomodo

El costo de corte no escala con las piezas, escala con las filas y columnas: son nx + ny + 2 cortes (una vertical de más y una horizontal de más para refilar los bordes).

Fíjate en el 3 × 3 contra el 2 × 4: una pieza más y el mismo número de cortes. Por eso un acomodo cuadrado suele salir más barato de refilar que uno alargado con la misma cantidad de piezas.

Tolerancias que conviene declarar